Советы руководителям, как провести собрание

Традиция регулярных собраний персонала – это залог успеха компании. Каждый опытный руководитель знает: организация собраний трудового коллектива нужна не только для отчёта работы, но и для мотивации и эмоционального заряда сотрудников. Подобные встречи держат в тонусе каждого работника и усиливают командный дух.

Многие менеджеры и бизнесмены задаются вопросом: «Как провести эффективное собрание персонала и добиться желанных результатов?». В этой статье Elgreloo.com подготовил для Вас несколько секретных и продуктивных решений, как с помощью коротких регулярных собраний коллектива сделать компанию более успешной.

Прежде чем начать собрание…

Прежде чем собирать всех за круглым столом, подумайте, о чём бы Вы хотели побеседовать в первую очередь? Какие проекты нуждаются во внимании? Есть ли среди них дедлайны? Что конкретно надо изменить в работе компании? Как проработать новые стратегии успеха?

Вы должны иметь конкретную цель и план действий. Главная задача – проинформировать сотрудников о новостях фирмы, вдохновить и мотивировать каждого, прийти к консенсусу решения важных заданий.

Три положительных аспекта коллективных собраний:

  • во-первых, руководители берут на себя ответственность за область собственной деятельности и работают продуктивнее;
  • во-вторых, каждый член персонала заряжается энергией, позитивом и нацеливается на достижение хороших результатов;
  • в-третьих, сотрудники обмениваются личным опытом, поддерживают и помогают друг другу, укрепляют командный дух, эффективно развиваются.

Правило №1. Регулярность и тематика каждого собрания.

Некоторые компании подразумевают под собранием персонала пустую трату времени и абсолютно ничего из него не выносят. Всё по тому, что встречи нерегулярны! Когда руководители делают собрание традицией – выбирают определённый день недели и чёткое время – результаты очевидны.

Положительным моментом есть опорная тема для встречи. Желательно оповещать о ней в корпоративном чате, либо прописывать на общей доске в офисе, чтобы каждый сотрудник мог продумать и осмыслить собственный подход к данному вопросу до момента собрания.

Временами, стоит проводить спонтанные собрания. Если появляется проблема, которую стоит решить срочно, лучше думать командой. Как говориться, одна голова – хорошо, а две…

Правило №2. Важные задачи и оптимальные решения.

Любое собрание следует начинать с обсуждения проблем, которые на протяжении недели коснулись каждого сотрудника компании и с помощью чего он решил задачу. Зачастую, руководитель, в силу своей ответственности, проблемные моменты решает сам. Когда появляется совместное обсуждения минусов работы компании, решение этих же минусов автоматически становятся коллективными, что очень позитивно сказывается на дальнейших результатах фирмы.

Правило №3. Делайте акцент на достижениях команды.

Когда Вы поделились друг с другом трудностями и обсудили, как выходить из сложных ситуаций, зарядите коллектив оглашением успехов компании или персональных сотрудников. Кто-то из персонала написал отличный отчёт? Коллега провёл успешную конференцию? Работник получил профессиональную награду, диплом или сертификат? Почему бы не похвалить достижение члена команды? Ведь это весьма влияет на общий результат и двигает компанию к прогрессу.

Не стесняйтесь хвалить и мотивировать сотрудников, поощряйте даже самые маленькие их победы. Поверьте, Вы получите гарантированную отдачу в работе в минимальные сроки.

 

Правило №4. Никогда не ругайте при всех.

Ругать за серьёзные ошибки или неудаче лучше тет-а-тет. В первую очередь, уважайте каждого своего подопечного, как личность. Вам вряд ли было бы приятно слушать подобное на глазах у всего трудового коллектива. Когда выражаете собственное недовольство, будьте спокойны, конкретны и вежливы. Самая мелкая грубость перечёркивает ваш авторитет и снижает уровень профессионализма. Соблюдайте дипломатичность, знайте себе цену.

По статистике, успеха добиваются именно те компании, руководители которых сумели установить доброжелательных контакт с персоналом. Главным правилом организаторов есть: «Каждый рабочий для меня коллега и партнёр, а не подчинённый».

Правило №5. Совместно стройте планы на будущую неделю.

Когда плохое и хорошее разобрано по косточкам, можно приступать до оглашения планов на неделю. Это могут быть новые акции или предложения для клиентов, актуальные правила компании, оглашения повышений в должности, объявления выходных или праздничных дней, знакомство персонала с новыми сотрудниками.

Дружескую атмосферу превозносят корпоративные мероприятия. Будет чудесно, если к традиции еженедельных деловых собраний добавится традиция совместного отдыха, где ребята смогут спокойно пообщаться между собой. К примеру, сходите в боулинг или на трансляцию футбольного матча.

Правило №6. Собрание обязательно проходит в полном составе.

Полный состав персонала на собрании так же важен, как время и закреплённый день недели. Подумайте, если один пазл потерялся, большая картина с мелких частиц утратит целостный и единый вид. Команда подразумевает сплочённость и осознание собственной важности каждого работника, независимо от занимаемой им должности.

Правило №7. Никакой воды, пустой траты времени, скуки!

Организаторам следует помнить: будете много говорить, говорить, говорить… половина аудитории уснёт. Ваша речь не должна быть длинной и занудной. Развивайте ораторские способности, учитесь логически изменять интонацию, делать паузы и играться голосом. Умение сосредоточить внимание публики взглядом, жестом, удачной шуткой – превосходный двигатель любого мероприятия. Когда Вы говорите по сути, при этом грамотной речью и спокойным низким тембром – никто не пропустит ни единого сказанного слова.

Несколько полезных упражнений для развития ораторских способностей:

  1. Выучите несколько забавных скороговорок и разогревайте артикуляционный аппарат перед важными встречами, конференциями, мастер-класcами, собраниями.
  2. Читайте вслух. Ежедневно. Хотя бы по странице или любимом стихотворении. Учите поэзию на память. Это поможет развить дикцию и умение держать ритм.
  3. Разогревайте связки с помощью музыкальных упражнений. Найдите обучающее видео и пользуйтесь полезными умениями каждый раз, когда вам предстоят длинные важные переговоры.
  4. Говорите перед зеркалом. Улыбайтесь себе. Развитие обаяния пойдёт на пользу не только в бизнесе, но и в личной жизни.
  5. Копируйте известных ораторов. Следите за их жестами и мимикой.

Полезный совет: перед собранием съешьте кислую конфету или ломтик лимона. Это возбудит Ваши вкусовые рецепторы и не даст горлу пересохнуть из-за волнения. Всегда имейте при себе стакан воды.

В заключении

Как говорил Л. Рон Хаббард в статье «Еженедельные собрания персонала»: «Цель собраний персонала заключается в том, чтобы скоординировать последующие действия и выработать у команды дух взаимного сотрудничества». Проводите собрания на одном дыхании и будьте успешны, благодаря советам от Elgreloo.com!

Рекомендуем почитать другие полезные статьи по теме